โควิด อันแสนยาวนาน หน่วยงานจะเปลี่ยนผ่านวิกฤตนี้ให้เป็นโอกาสได้อย่างไร คุณรู้ไหมครับว่า “โลกหลังโควิด 19” จะไม่หวนกลับไปสู่ “โลกก่อนโควิด 19” บางหน่วยงานในองค์กรของเรา ต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ เพิ่มความรับผิดชอบใหม่ หาโอกาสและช่องทางใหม่ เพื่อผลลัพธ์ที่ได้ให้คอมมิทเม้นไว้กับองค์กร DHAS จะมีศักยภาพและก้าวไปข้างหน้าได้นั้นต้องเป็นองค์กรที่ไม่หยุดเรียนรู้และพัฒนาตนเอง การเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ องค์ความรู้ใหม่ๆ เป็นสิ่งสำคัญ แต่การขาดความรู้พื้นฐานในการทำงาน ก็รังแต่จะทำให้งานที่รับผิดชอบอยู่ Performance ที่ถืออยู่ มีปัญหาไปด้วยเช่นกัน
ปัจจุบันมีรูปแบบการเรียนรู้และพัฒนา (Learning and Development) เกิดขึ้นมากมาย แต่โมเดลที่กำลังได้รับความนิยมมากที่สุดอันหนึ่ง และก็เป็นโมเดลที่ ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ของเรานำมาใช้ในองค์กร DHA นั่นก็คือ โมเดลสำหรับการเรียนรู้และพัฒนาสูตร 70:20:10 (70:20:10 Model for Learning and Development) ที่มีการแบ่งสัดส่วนปฎิบัติการอย่างเหมาะสม สัดส่วนนี้ยังหมายถึงการบริหารเวลา ทรัพยากร และงบประมาณ ให้มีสัดส่วนที่เหมาะสมตามไปด้วย ซึ่งนี่ถือว่าเป็นโมเดลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากรที่ยอดเยี่ยมที่สุดวิธีหนึ่งเลยทีเดียว 70% – Experimental Learning / On the Job Experience , 20% – Mentoring and Coaching ,10% – Formal Training, Classroom and Reading
70% – ลงมือทำจริง ปฎิบัติงานจริง ทดลองเรียนรู้จากสถานการณ์จริง (Experimental Learning) หรือ การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On the Job Training : OJT) คือ การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้คือการให้พนักงานคนนั้นๆ ได้ทดลองทำงานจริงไปพร้อมกับการเรียนรู้เลย โดยใช้ประสบการณ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงาน การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้มักจะเหมาะกับธุรกิจที่ไม่มีความเสี่ยงสูง หรือไม่ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะทางมากนัก รวมถึงมีแนวโน้มในการสร้างความเสียหายน้อยให้กับผลิตภัณฑ์ตลอดจนสังคมหรือคนทั่วไป หรือหากเกิดความเสียหายขึ้นจริงๆ ก็สามารถที่จะแก้ไขได้รวดเร็ว นั่นคือประเด็นที่เราจะนำมาแบ่งปันกันในวันนี้
การสอนงาน การเรียนรู้งาน แบบ OJT ที่ดีไม่ใช่แค่การบอกให้พนักงานเริ่มทำงานเลยโดยที่เขาไม่รู้อะไร ไม่มีคนสอนงาน ไม่มีคนบอกงานชัดเจน ไม่มีคนดูแล นั่นอาจทำให้การทำงานมีโอกาสผิดพลาดขึ้นได้ ดังนั้นในมิติของ OJT ใน DHAS เราจะมีคนสองกลุ่มที่สำคัญดังนี้
- ครูฝึก (Coach) หัวหน้างานคอยสอนการทำงาน และดูภาพรวมของการทำงานให้
- พี่เลี้ยง (Mentor) พนักงานด้วยกันเอง หรืออาจเป็นระดับอาวุโส (Senior) กว่า ที่จะคอยเป็นคู่คิด ที่ปรึกษา ตลอดจนสอนในรายละเอียดลงลึกขึ้นในกระบวนการทำงานจริง ณ เวลาทำงานจริง
ทั้งนี้การบันทึกผลการฝึกปฏิบัติของพน้กงาน ควรมีการตั้งคนดูแลอย่างเป็นทางการ และต้องสอบถามคนที่มาทำหน้าที่ด้วยว่าเต็มใจและสามารถทำหน้าที่ได้หรือไม่ ซึ Coach กับ Mentor ที่ไม่ตั้งใจ ไม่เต็มใจ ก็อาจทำให้ OJT ไม่ประสบความสำเร็จได้ ซึ่งการจะทำ OJT นั้น หากไม่มีความพร้อมก็อาจทำให้เสียเวลาเปล่า และขาดประสิทธิภาพในที่สุด
HRD Vshared ขอเชิญชวนหัวหน้างานทุกท่าน มาใช้โอกาสนี้ในการออกแบบ เตรียมเครื่องมือ สื่อพื้นฐาน คู่มือการปฏิบัติงาน กำหนด Skills Matrix ที่จะทำให้ท่านมั่นใจว่า ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้บนกรอบมาตรฐานที่เรากำหนดไว้ เตรียมทัพให้เข็มแข็งรับมือกับความท้าทายใหม่ เรามาดูกันว่า on the job training หรือ OJT นั้นดีอย่างไร
1. Simplicity & Save Time
อย่างที่บอกไว้ตอนต้น On the job Training นั้นก็คือการทำงานจริงอยู่แล้ว ดังนั้นไม่ต้องเตรียมอะไรใหม่ให้เสียเวลา สามารถใช้ข้อมูลหรือการเตรียมงานเดิมสำหรับพนักงานมาใช้กับพนักงานใหม่ได้เลย เพราะเป็นสิ่งเดียวกันที่ต้องรู้ และต้องปฎิบัติตามอยู่แล้ว ขณะเดียวกันสิ่งที่ทำอยู่ทุกวันเป็นองค์ความรู้ติดตัวอยู่แล้ว ผู้สอนงานหรือแม้กระทั่งพี่เลี้ยงไม่ต้องเสียเวลาเตรียมตัวอะไรใหม่ สามารถถ่ายทอดประสบการณ์จริงสู่พนักงานใหม่ได้เลย
2. Actual Work Station
การได้ทำงานในสถานที่จริงนั้นถือเป็นการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานจริงไปในตัว ไม่ต้องมาเสียเวลาปรับตัวใหม่อีกครั้งหลังจากการฝึกปฎิบัติงานในรูปแบบอื่น ขณะเดียวกันพนักงานใหม่ หรือพนักงานที่จะเปลี่ยน/เพิ่มหน้าที่รับผิดชอบ ก็ได้ฝึกฝนการจัดการกับปัญหาและสถานการณ์จริงไปด้วย รวมถึงได้ฝึกใช้งานอุปกรณ์การทำงานจริง ตลอดจนวัตถุดิบที่ต้องทำงานจริง สามารถสร้างความคุ้นเคยกับระบบงานได้อย่างรวดเร็ว
3. Immediate Productivity
ประโยชน์อย่างหนึ่งของ OJT ก็คือการไม่ต้องเสียวัตถุดิบไปเปล่าประโยชน์กับการฝึกการทำงานรูปแบบอื่น เพราะ OJT คือการทำงานจริง ดังนั้นพนักงานใหม่สามารถผลิตผลผลิตตลอดจนสร้างผลประกอบการให้กับองค์กรได้ทันทีพร้อมกับพนักงานคนอื่นๆ ทำให้บริษัทไม่เสียโอกาสทางธุรกิจด้วย
4. Economy
การฝึกปฎิบัติงานแบบ OJT นั้นไม่ต้องเตรียมการอะไรมาก นั่นทำให้บริษัทประหยัดงบประมาณลงได้มากเช่นกัน นำงบประมาณไปใช้ในการทำงานจริงเลย ไม่ต้องเสียงบประมาณเพิ่มในการฝึกฝน หรือจัดสถานที่ใหม่ ขณะเดียวกันพนักงานใหม่ที่เข้าระบบ OJT ก็สามารถเป็นฟันเฟืองทำประโยชน์ให้ธุรกิจเช่นเดียวกับพนักงานปกติด้วย
5. Multi Skill
ข้อดีของ OJT ในการทำงานจริงนั้นก็คือการได้เรียนรู้หลายทักษะไปในตัวอย่างอัตโนมัติ นอกจากทักษะในงานของตนเองก็ยังต้องเรียนรู้ทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่น ทั้งในและนอกองค์กร ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการสื่อสาร หรือแม้กระทั่งทักษะในการอดทนต่อสภาวะการทำงานที่กดดัน เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะทำให้พนักงานใหม่เรียนรู้ได้หลายอย่างไปพร้อมกันในเวลาเดียวกัน
6. Quick Learning
เนื่องจากการฝึกงานแบบ OJT นั้นเป็นการทำงานในสภาพแวดล้อมจริง ดังนั้นจะช่วยส่งเสริมการเรียนรู้ที่รวดเร็วตามไปด้วย อีกทั้งยังทำให้พนักงานใหม่มีสมาธิจดจ่อในการทำงานมากขึ้น เพราะไม่อยากสร้างความผิดพลาดที่จะส่งผลต่อการประเมินผลหรือความเสียหายในธุรกิจ นั่นทำให้เกิดการเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็วและรอบคอบได้เช่นกัน เพราะ OJT ไม่ใช่ฝึกงานบนสนามทดสอบ แต่เป็นการทำงานบนสนามจริง
การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) นั้นเปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ พนักงานเก่า ได้เรียนรู้การทำงานได้ดีและไวที่สุดวิธีหนึ่ง จริงอยู่ว่าที่ OJT นั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่การเตรียมตัวให้ดีนั้นอาจทำให้ OJT เกิดประโยชน์ได้มากกว่าเสียประโยชน์ และที่สำคัญเกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากที่สุดอีกด้วย ทั้งยังไม่เสียเวลาและเสียงบประมาณมาก หากใส่ใจ OTJ อย่างจริงจังก็อาจทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้เช่นกัน
