Trello เป็นวิธีที่ช่วยให้คุณสามารถบริหารโปรเจ็กต์และจัดแจงสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบได้อย่างง่ายดาย ฟรี และยืดหยุ่นได้ โดยได้รับความไว้วางใจจากผู้คนหลายล้านคนทั่วโลก
โดยTrello มีข้อดีอยู่หลายประการ ดังนี้
- เตือนความจำว่าเราต้องทำอะไรบ้าง และส่งเมื่อไหร่
- จัดลำดับความสำคัญ ของงานที่ทำ ว่างานนั้น ๆ ควรต้องทำก่อนหรือหลังงานอื่น ๆ
- ตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน ว่าสิ่งที่ต้องการคืออะไร แล้วมีกระบวนการอย่างไร ถึงจะประสบความสำเร็จ
- สามารถจัดสรรเวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเวลาทำงานในแต่ละวันมีจำกัด การจัดสรรเวลาที่ดีจะเป็นการป้องกันปัญหาการทำงานเกินเวลาได้
Kanban Board
การใช้งาน Trello มีหลักการเดียวกับ KANBAN ที่เปรียบเสมือนเป็นกระดานดำอันนึงที่เราสามารถเอา Sticky note ไปแปะเพื่อให้เห็นภาพการวางแผนการทำงานได้
โดยอาจแบ่งแผนการทำงานเป็น 3 ช่องง่าย ๆ คือ
- งานที่จะทำ (To Do)
- งานที่ทำอยู่ (Doing)
- งานที่ทำเสร็จแล้ว (Done)
นั้นก็คือ เมื่อเรามีแผนที่ต้องทำให้นำ Sticky note เขียนเกี่ยวกับแผนนั้นแล้วมาแปะที่ช่อง To Do เมื่อจะเริ่มทำก็นำมาแปะไว้ที่ช่อง Doing หลังจากที่ทำเสร็จแล้วก็ย้ายมาที่ช่อง Done
การใช้งานก็ง่ายมากคือตอนเราเข้ามาจะเป็น Board ว่างเปล่า ก็เริ่มจากกด “Add a list…” เพื่อสร้าง List หรือช่องขึ้นมา
จากนั้นก็เริ่มใส่ Card โดยกด Add a card…
เวลาจะเลื่อนการ์ดก็แค่กดที่การ์ดค้างแล้วเลื่อนไปมา ซ้าย ขวา
- ถ้ามี To Do เยอะมาก อาจจะมีการแบ่งประเภทเพิ่มเติมเพราะบางอันเป็นแค่ Idea ยังไม่อยากทำ อาจสร้างอีก List มาด้านซ้ายมือเรียกว่า “IDEA/Problem” เป็นที่เก็บ Idea ก่อน ถ้าจะทำค่อยย้ายมา To Do
- อย่าใส่การ์ดลงที่ช่อง Doing มากกว่า 5 อัน เพราะตอนทำสามารถทำได้ทีละอย่าง หากมีเยอะเกินไปจะ Distract เราเปล่าๆ ให้เลือก 5 อันที่เราจะทำวันนั้นก็เพียงพอ
- ช่อง Done สามารถแบ่งเป็นหลายๆช่องได้ เช่น Done for December, Done for January เพราะจะได้จัดแบ่งกลุ่มงานได้ และสามารถไปเช็คทีหลังได้ง่าย
สิ่งที่ทำให้ Trello เหนือกว่า การใช้กระดานกับ Sticky note คือ สามารถใส่ข้อมูลอะไรลงไปในนั้นก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น Due-Date, Checklist, File/Image Attachment
การ์ดแต่ละใบเราสามารถใส่สี หรือ Label ให้มันได้ (มากกว่า 1 อันด้วย) เพื่อแบ่งแยกประเภทการ์ดออกเป็นประเภทต่างๆ ซึ่งเราก็จะสามารถออกแบบได้เอง
ซึ่งอาจดูได้จากตัวอย่าง ดังนี้
- AMAN / FINNOMENA Works เป็นงานหลัก งานประจำที่ทำอยู่
- Urgent Task คือ งานเร่งด่วน
- Learning คือ สิ่งที่ทำเพื่อการเรียนรู้เช่น อ่านหนังสือ อ่านบทความ เป็นต้น
- Way to Star คือ งานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายระยะยาว
- DevRanger คือ งานเกี่ยวกับ Page DevRanger
- Funny Work คือ งานที่ไม่ต้องหวังผลอย่างจริงจัง
- Other คือ งานที่อยู่นอกเหนือจากทั้งหมดที่กล่าวมา
จะสังเกตว่า Label ใช้ในการจัดการสามข้อ คือ
- Prioritise Task ต่างๆ ตรงนี้บางคนอาจแตกย่อยเป็น Low / Medium / High Priority ก็ได้ แต่ในที่นี้ใช้ Level เดียวคือ Urgent
- Stay on your path ใช้ประเภทของ Label นั่นหล่ะเพื่อดูสภาพว่าจังหวะต่างๆในชีวิตเราอยากทำงาน Task ประเภทไหนมากขึ้น
- แยกการคิด กับ การทำ ก่อนเริ่มงาน เพื่อวางแผนสิ่งที่จะทำก่อนหลังโดยการ เรียงลำดับการ์ด และ จำแนก Priority
ตัวอย่างการใช้งาน Trello ในการแบ่งประเภทงาน
จะเห็นได้ว่ากระดานถูกแบ่งเป็น 6 ช่อง ดังนี้
- IDEA/Problem คือ งานที่เป็นประเด็น เป็นปัญหาที่ตั้งใจจะแก้ไขในอนาคต จึงวางแผนไว้ก่อนล่วงหน้า
- To Do คือ งานที่ตั้งใจจะทำในช่วงนี้แต่ยังไม่ใช่วันนี้
- Doing คือ งานที่กำลังทำอยู่
- Done คืองานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
- Update คือ งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วแต่มีการพัฒนา หรือ update ข้อมูลใหม่
- Cancel คือ งานที่เริ่มทำไปแล้ว แต่ต้องหยุดทำ อาจเกิดได้จากหลากหลายกรณีทั้ง ไม่มีกำลังคนทำต่อ ไม่สามารถรับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นถ้าทำงานต่อไปได้ และอื่น ๆ